Stichting Vredewold, Stichting Huisvesting Vredewold en Het Hooge Heem: het zijn drie mooie organisaties die zich onder een gemeenschappelijk belang bezig houden met een breed scala aan zorg- en servicediensten binnen hun verschillende woonzorgcentra. Op zoek naar een uniforme, maar vooral ook veilige werkomgeving voor al hun medewerkers kwamen wij met hen in gesprek. Door te kiezen voor onze Cloud Enterprise-oplossing – met meer dan 420 users – adopteren deze zorgorganisaties nu al een tijdje Het Slimme Werken van Contict. Wij reisden af naar Leek en Grootegast in het hoge noorden van Groningen en spraken met Eddy Delies (coördinator vastgoed & facilitair) en Folkert Buiter (systeembeheerder) over hun ervaringen met hun nieuwe manier van werken.

Zorg dragen voor informatiebeveiliging

Een vraagstuk dat veel zorgorganisaties dwars zit: “In hoeverre zijn de gegevens van onze zorginstelling en van onze cliënten veilig, en waar bevindt alle informatie zich?” Veel organisaties proberen dit gevaar te reguleren en grip te houden op hun data door informatie onder eigen serverbeheer (on-premise) te houden. Met de Cloud Enterprise-oplossing is dit verleden tijd. Eddy licht toe: “We investeren niet langer in de servers, het onderhoud, de veiligheid et cetera. We worden hierin door Contict volledig ontzorgd. Veiligheid is in het kader van de privacywet AVG en voor ons als zorgorganisatie en woningcorporatie natuurlijk erg belangrijk. Wij hebben met eigen ogen de beveiliging van de fysieke datacenters van Contict mogen zien. Dat was een erg indrukwekkende aangelegenheid.” Door constante investeringen op het gebied van veiligheid, updates en de meest moderne technieken waarborgen we de veiligheid van onze informatie en die van de klanten. Want ICT moet zijn als water uit de kraan. Vraag is echter wel: ‘hoe schoon en veilig is dit water?’. Onze ISO27001 certificering laat zien dat wij van de hoed en de rand weten en de informatiebeveiliging van onze klanten hoog in het vaandel hebben staan.

(Eddy Delies, Jan Jaspers & Folkert Buiter)

Vanaf een externe locatie inloggen was nog nooit zo makkelijk

Zorgwerkers kunnen door middel van een token (een unieke combinatie cijfers/karakters gekoppeld aan de persoon) altijd extern inloggen op de cloud-omgeving. Dit wil zeggen dat zij op afstand op een veilige manier verbinding maken met het netwerk en daarmee gebruik kunnen maken van hun bestanden en applicaties. Eddy licht toe: “Wij hebben veel te maken met intramurale zorg (lees: zorg binnen de muren van de VVT), maar wanneer iemand extern wil werken is het natuurlijk handig dat hij of zij bij de juiste bestanden en applicaties kan. Voorheen draaiden de benodigde applicaties nog op onze servers (on-premise), nu we zijn overgegaan naar de Cloud Enterprise-omgeving zijn al onze applicaties web-based. Dit betekent dat we ons ook niet langer hoeven bezig te houden met updates en andere randzaken. Vroeger moesten we afspraken maken met de desbetreffende softwareleverancier, maar nu faciliteert Contict dit allemaal voor ons en dat scheelt weer tijd.”

De Cloud Enterprise-omgeving: hoge beschikbaarheid, schaalbaarheid en flexibiliteit

Steeds meer zorginstellingen kiezen voor de opslag van gegevens in de cloud, in plaats van op eigen servers. In de cloud is informatie namelijk altijd en overal beschikbaar. “Wat ik een heel groot pluspunt vind van de Cloud Enterprise-oplossing, is dat het schaalbaar is”, vertelt Folkert. “Wij nemen op dit moment op gebruikersniveau af wat we nodig hebben. We kunnen niet in de toekomst kijken, maar als we groeien of krimpen is dit eenvoudig op- of af te schalen. Daarnaast is het ook erg inzichtelijk als we kijken naar de kosten, want we betalen een vast bedrag per gebruiker per maand. Er kunnen hier en daar wel wat kleine pieken en dalen zichtbaar zijn, bijvoorbeeld als we extra vakantiekrachten aan het werk hebben door een mindere bezetting. Maar over het algemeen is het allemaal erg duidelijk en helder en dat is voor ons management erg belangrijk. Er bestaat geen twijfel over wat we precies kwijt zijn en waaraan. Daarnaast fluctueren de maandelijkse kosten nauwelijks en daar zijn we blij mee.”

Een gebruiksvriendelijke werkplek

Op de vraag wat één van de grootste veranderingen is geweest leggen Folkert en Eddy uit: “Alle medewerkers hebben nu een eigen account en mailadres. In het verleden hadden we voor de verschillende afdelingen één gezamenlijk account, waar twintig tot dertig zorgwerkers gebruik van maakten. In het kader van de AVG was dit volledig uit den boze; het moet duidelijk zijn wie toegang heeft tot welke informatie. Daarnaast is het inloggen een stuk vereenvoudigd. Medewerkers loggen nu individueel in op de omgeving en kunnen direct bij de verschillende SaaS-applicaties die ze nodig hebben, zoals bijvoorbeeld ONS van Nedap en NCare. Voor onze medewerkers is dit een stuk gebruiksvriendelijker. Ze hebben nu alles direct tot hun beschikking, waardoor ze hun werkzaamheden sneller en effectiever kunnen uitvoeren. Zowel op de werkplek als op locatie, wanneer ze cliënten bezoeken. Op advies van Contict hebben wij onze zorgwerkers de beschikking gegeven over een tablet. Door middel van mobiele hardware houden ze op het gebied van medicatie een toedieningsregistratie bij en kunnen ze administratieve taken en rapportages direct uitvoeren en opslaan in de cloud.”

(Woon-zorgcentrum Het Hooge Heem)

Een succesvolle cloudmigratie

We hebben getracht om voor de verschillende organisaties zoveel mogelijk eenheid aan te brengen. Folkert legt uit: “Daarom maken alle drie de organisaties gebruik van dezelfde programmatuur van Microsoft. Wel werken ze allemaal met verschillende, voor hun relevante, applicaties. Medewerkers kunnen door middel van verschillende devices (PC’s, tablets, laptops) inloggen als cloud gebruiker. Afhankelijk van hun functie en toegekende rechten hebben medewerkers toegang tot de voor hun bestemde informatie. Kortom, op de achtergrond heeft er een aanzienlijke verandering plaatsgevonden, maar wat we van collega’s terug krijgen is dat ze van die veranderingen vrij weinig hebben vernomen. Contict heeft waargemaakt wat er vooraf gezegd is: de cloudmigratie is vrijwel naadloos verlopen en dat is eigenlijk het mooiste compliment dat je kunt krijgen.”

Een nóg slimmere toekomst

Op de vraag wat er in de toekomst nóg slimmer kan, antwoorden Eddy en Folkert: “Het mooie van Het Slimme Werken is dat het modulair is opgebouwd. We kunnen dat binnen onze verschillende organisaties in de toekomst verder uitbouwen. De volgende optimalisatieslag die we willen maken is het beschikbaar maken van vrijwel alle software met Single Sign-On (SSO). Dit betekent dat met één keer inloggen toegang verschaft wordt tot meerdere applicaties en resources in het netwerk. Authenticatie voor de verschillende applicaties is dan niet langer nodig. Daarnaast zijn we op korte termijn aan het kijken naar mobile device management (MDM), om de veiligheid van alle devices ook te kunnen controleren en waarborgen. Samenvattend vind ik dat we met de Cloud Enterprise-oplossing van Contict een hele goede basis hebben gelegd. We zijn klaar voor de toekomst – op meerdere vlakken.”