Een veel gehoord concept dat we dagelijks voorbij horen komen is ‘de moderne werkplek’, maar wat is dit nu eigenlijk? Het klinkt allemaal erg abstract en daarom scheppen we graag wat meer duidelijkheid. In dit artikel ontdek je alles wat je moet weten over de moderne werkplek, die alles biedt om de productiviteit en het werkplezier van jou en je collega’s te verhogen. Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen? Of wil je kennismaken met de moderne werkplek middels een demonstratie? Laat het ons weten via de button onderaan deze pagina, we helpen je graag verder met de implementatie.

Een moderne werkplek op maat

Je kunt de moderne werkplek zien als één centrale (digitale) entree die jou overal en altijd toegang geeft tot alles wat je nodig hebt om je werk goed te kunnen uitvoeren. Denk aan applicaties en andere bijbehorende bedrijfsinformatie. Binnen de moderne werkplek gaan we niet langer uit van een one-size-fits-all benadering. Zie het als een complete werkplek op maat. Helemaal ingericht naar de wensen en behoeften van jou als individu. Binnen de moderne werkplek vervullen twee zaken een belangrijke rol. Ten eerste is de cloud, door middel van het plaats onafhankelijk werken, een van de grote voordelen. Daarnaast vormen de slimme toepassingen van Microsoft de basis voor jouw werkdag. Welke componenten dit zijn lees je in de volgende alinea.

Hoe ziet de moderne werkplek eruit?

De moderne werkplek is een mix van verschillende omgevingen en applicaties, samengebracht in één (online) startpagina. Via deze centrale pagina krijg jij als eindgebruiker, afhankelijk van waar je behoeftes liggen, toegang tot de voor jou relevantie applicaties en bedrijfsinformatie. Deze werkplek wordt aangeboden in de internetbrowser. Zie het als jouw eigen dashboard waar een mix van verschillende oplossingen samenkomen. Om welke oplossingen/componenten het dan gaat? Dat bepaal jij. Denk aan:

• Programma’s uit de Office 365 familie: Word, Powerpoint, Excel, OneNote et cetera;
• Samenwerken aan documenten en projecten in Microsoft Teams;
• Social media: Facebook, LinkedIn, Whatsapp, Yammer, Twitter;
• Nieuws en informatie: intranet, nieuwspagina’s, oproepen, memo’s;
• Jouw agenda;
• Persoonlijke opslag;
• Jouw e-mail;
• Dashboards met statistieken of andere rapportages.

Dit is maar een greep uit de mogelijkheden en koppelingen die je binnen de moderne werkplek kunt maken. Er zijn nog veel meer functionaliteiten toe te voegen, zoals een rechtenstructuur op mappen met documenten en het tegelijkertijd werken aan bestanden. En het mooie is: je hebt altijd en overal met één login toegang tot jouw eigen gepersonaliseerde werkomgeving. Of je nu werkt vanaf je desktop, tablet of smartphone, de mogelijkheden zijn eindeloos.

Wat levert de moderne werkplek jou op?

Bij een groot scala aan organisaties is ‘de moderne werkplek’ al goed ingebed. Mede door de razendsnelle ontwikkelingen binnen Microsoft 365. Maar jij wilt weten: wat levert dit mijn organisatie nu concreet op?

Flexibiliteit

Allereerst een grote mate van flexibiliteit, want bij het woord ‘werkplek’ denken wij al lang niet meer aan een vaste plek op kantoor. Het draait er namelijk om dat jij zowel op kantoor, thuis als onderweg flexibel gebruik kunt maken van de zaken die jij nodig hebt om effectief je werk te kunnen uitvoeren. De cijfers van het CBS laten ook zien dat het aantal werknemers met flexibele werktijden de afgelopen 15 jaar met driekwart is gegroeid. Daarnaast blijkt dat twee op de drie werknemers loyaler is richting een werkgever die flexibel werken faciliteert.

Productiviteit

Bovendien werkt de moderne werkplek productiviteit van jou en je collega’s in de hand. Je ziet namelijk in één oogopslag alles wat je nodig hebt. Alle praktische handvatten om aan de slag te kunnen gaan staan voor je klaar. Dit betekent dat je minder tijd kwijt bent aan het schakelen tussen allerlei verschillende oplossingen. Uit het Nationaal onderzoek naar het nieuwe werken blijkt dat 69 % van de mensen die over is gegaan op een moderne werkplek aangeeft productiever te zijn geworden. Vooral omdat er veel minder handelingen verricht hoeven te worden.

Ook niet geheel onbelangrijk, het heeft een positief effect op het welzijn van je medewerkers. 64 % geeft aan meer energie te hebben gekregen, 88 % ervaart meer vrijheid en 66 % vindt het werk in algemene zin plezieriger geworden. Andere interessante statistieken komen van Microsoft, waar het aantal e-mails met 30 % is afgenomen door het slimmer samenwerken met collega’s. Maar ook een toename in arbeidsproductiviteit, van een half uur per dag, zorgt ervoor dat jij een hoger rendement haalt.

Een veilige moderne werkplek

De moderne werkplek in de cloud vraagt natuurlijk wel om goede beveiliging. Jij moet zorgeloos kunnen werken, zonder dat jouw (bedrijfs)gegevens gevaar lopen. Binnen de moderne werkplek vervult Microsoft 365 hierin een prominente rol. Met Microsoft 365 beschik je over verregaande beveiligingstoepassingen zoals bijvoorbeeld Advanced Threat Protection, tegen virussen en phishing die per mail naar jou worden toegestuurd. Concreet betekent dit voor jou:

• dat e-mailbijlagen automatisch worden gescand en dat onbetrouwbare berichten worden verwijderd;
• dat links in e-mails automatisch worden gecontroleerd om te zien of ze onderdeel zijn van een phishing poging;
• dat jij als gebruiker wordt geattendeerd op onveilige links;
• dat jij snel door Microsoft snel op de hoogte wordt gebracht van cyberaanvallen, waardoor jouw organisatie tijdig maatregelen kan nemen.

Het is natuurlijk erg prettig om overal, altijd en op elk device bij jouw moderne werkplek te kunnen. Maar hoe staat het eigenlijk met de beveiliging van al je apparaten? Door middel van Microsoft Enterprise Mobility + Security (aanwezig binnen de Microsoft 365 licenties) hoef jij je hierover geen zorgen te maken. Je kunt op een flexibele manier werken, wetende dat jouw apparaten (laptops, mobieltjes, tablets) goed zijn beveiligd. Naast dat je verantwoord omgaat met de beveiliging ga je hiermee ook voldoen aan de wettelijke vereisten, zoals de algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Daarnaast kun je de juiste mensen toegangsrechten geven en kun je gebruik maken van sterke verificatiemogelijkheden om 99,9 % van de identiteitsaanvallen in de kiem te smoren.

Behoud jouw organisatie haar zakelijke relevantie voor de toekomst?

Het klinkt natuurlijk erg aantrekkelijk om productiever en efficiënter te gaan werken. Maar de moderne werkplek is pas de moderne werkplek wanneer deze relevant blijft voor de toekomst en haar toekomstige generaties.

Omdat de nieuwe generatie gewend is om continu verbonden te zijn met het internet, mag jij het belang van de moderne werkplek niet onderschatten. Het kunnen beschikken over de laatste technologie is verschoven van ‘nice to have’ voor de oudere generaties naar ‘need to have’ voor de jongere generaties. Dat wat ze privé gebruiken willen ze ook terugzien op de werkvloer. Wil jij met jouw organisatie dus de zakelijke relevantie behouden? Bied medewerkers dan een moderne werkplek!

Ben jij benieuwd geraakt naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Neem dan contact met ons op voor een demonstratie, wij helpen je graag verder.