Eén gezamenlijke Microsoft 365-omgeving voor Discriminatie.nl

Discriminatie.nl is een landelijke organisatie in Nederland die zich inzet tegen discriminatie en voor gelijke behandeling. Ze bieden ondersteuning aan mensen die discriminatie melden. Dit kan variëren van een luisterend oor en advies tot bemiddeling en hulp bij juridische procedures. Ook worden alle meldingen geregistreerd en anoniem gebruikt voor rapportages aan gemeenten en de rijksoverheid. Tot slot bieden ze voorlichtingsactiviteiten en trainingen om bewustwording te vergroten.

Aanleiding van het project

De Landelijke Vereniging tegen Discriminatie had besloten dat het nuttig zou zijn om een gezamenlijke ICT-omgeving te hebben voor alle aangesloten bureaus om de samenwerking te bevorderen. De projectleider, de directeur van Oost Nederland, had al een link met Contict zo is de samenwerking tot stand gekomen. Camila raakte later bij het project betrokken als adviseur van anti-discriminatievoorziening Limburg en lid van de communicatiewerkgroep. Michiel ondersteunt als beleidsmedewerker het bestuur bij dit soort interne projecten.

Doel van het project

Het doel van een gezamenlijke Microsoft 365-omgeving was om het makkelijker te maken voor de bureaus om elkaar te vinden en samen te werken. Michiel benadrukte dat het niet alleen de samenwerking zou vergemakkelijken, maar ook dat de bureaus veel meer kennis van elkaars werk zouden hebben en daardoor van elkaar konden leren. Camila voegde eraan toe dat de nieuwe omgeving een intranet en kennisbank bevat waarin kennis gedeeld kan worden, wat de samenwerking en het vinden van expertise binnen de organisatie zou vergemakkelijken.

Kort samengevat was het doel een Microsoft 365-omgeving in te richten welke:

• Gebruiksvriendelijk is;
• Samenwerking binnen en tussen de bureaus faciliteert;
• Informatie- en kennisdeling stimuleert;
• Eenduidige communicatie en uitstraling mogelijk maakt.

Project

We hebben een gezamenlijke Microsoft 365-omgeving ingericht met de volgende elementen:

• Een startpagina met een navigatiemenu, nieuwsberichten voor medewerkers, informatie over de nieuwe Microsoft 365-omgeving en snelkoppelingen naar (externe) websites;
• Een media/PR bank waarin de bureaus communicatie-uitingen kunnen uitwisselen die gebruikt mogen worden door elke medewerker;
• Een kennisbank met (verwijzingen naar) publicaties en/of regionale onderzoeken;
• Groepen die toegankelijk zijn voor leden van een specifiek bureau of voor personen die een bepaalde functie bekleden (o.a. bestuur, communicatiewerkgroep).

Startpagina Intranet

Kennisbank en media/PR bank

Smoelenboek

Om dit te bereiken hebben we de volgende werkzaamheden uitgevoerd:

• De inrichting en instellingen van de startpagina zijn besproken met het projectteam van Discriminatie.nl en vervolgens naar wens ingericht;
• De inrichting en instellingen van de groepen zijn besproken met aangewezen beheerders binnen de organisatie en vervolgens naar wens ingericht;
• Beheerders en eindgebruikers hebben de mogelijkheid gekregen om deel te nemen aan informatiesessies met betrekking tot het beheer en/of gebruik van Microsoft 365.

Proces

Camila en Michiel zijn erg tevreden hoe het proces en de gestructureerde aanpak verlopen is. Ze vonden het duidelijk en makkelijk om te volgen en benadrukten dat iedereen wist waar ze aan toe waren. Michiel vond het prettig dat er op het project gebouwd kon worden en dat het vertrouwen gaf dat het goed zou komen. Onze ICT Consultant Maike, leidde de meetings en vroeg regelmatig input op om het project tot een succes te brengen.

Beide partijen zijn tevreden met de resultaten van het project. Michiel merkt op dat iedereen tevreden lijkt te zijn en dat het nu tijd is om alles in praktijk te brengen. Hij ziet als grootste voordeel dat mensen elkaar beter kunnen vinden en als grootste uitdaging dat mensen het systeem daadwerkelijk gaan gebruiken. Aangezien alle bureaus op dit moment ook nog een eigen ICT-omgeving hebben, zal de komende tijd aandacht gegeven moeten worden aan het gebruik van de gezamenlijke omgeving van Discriminatie.nl náást een eigen ICT-omgeving. Camila ziet een groot voordeel in de mogelijkheid om naar eenwording te gaan met de nieuwe systemen die nu zijn opgezet.

Microsoft-365 ook voor jouw organisatie

Wil jij ook één ICT-omgeving om samenwerking te bevorderen? Vraag vrijblijvend een consult aan!