Veiliger hybride werken in 4 stappen

Veel bedrijven kiezen tegenwoordig voor het hybride werken  Dat wil zeggen: deels op kantoor en deels thuis of op locatie naar keuze. Zo heeft iedereen de vrijheid om te werken waar dat het beste uitkomt. Maar deze vrijheid brengt risico’s met zich mee. Er wordt niet meer gewerkt op een fysieke plek maar vanuit de Cloud. Alle medewerkers maken gebruik van de Cloud omgeving, maar wel vanaf veel verschillende netwerken. Daar kunnen vervelende situaties ontstaan. Voorkom narigheden en leer veiliger hybride werken doormiddel van de volgende 4 stappen. 

Stap 1: Zorg voor beperkte toegang tot gegevens en applicaties

Medewerkers werken steeds vaker hybride. Daardoor hebben IT-afdelingen minder zicht op de apparaten en netwerken waarop ze werkzaam zijn. Vaak zijn medewerkers zich niet bewust van de slechte beveiliging op hun apparaten. Zorg dus voor een beperking van de toegang, zodat ze alleen toegang hebben tot de programma’s en gegevens die écht nodig zijn. Hierdoor is de kans op een gegevensgijzeling of ander soort hack een stuk kleiner omdat partijen van buitenaf nooit toegang kunnen krijgen tot de hele Cloud omgeving. Maak daarnaast ook gebruik van Multi-Factor Authenticatie (MFA). Hierdoor moet een persoon zich tijdens het inloggen identificeren door middel van een code op hun telefoon of via de e-mail. Dat maakt het voor partijen van buitenaf een stuk lastiger om jouw Cloud omgeving te betreden en zorgt voor veiliger hybride werken. 

Stap 2: Voorzie medewerkers van securitykennis

Zorg ervoor dat je medewerkers bewust zijn van de gevaren van het hybride werken. Medewerkers zijn op kantoor vaak beschermd door de firewall van het bedrijf. Die firewall is er vaak niet bij mensen thuis. Je moet je collega’s weerbaar maken wanneer ze thuis werken. Door het organiseren van trainingen laat je medewerkers kennis maken met de onlinewereld en vooral de gevaren ervan. Hierdoor hebben ze veel sneller door wanneer het mis gaat en zullen ze wellicht ook hun thuissituatie beter beveiligen.  Omdat de online-omgeving snel verandert is het van belang om op regelmatige basis een training te organiseren. Meer kennis zal leiden tot veiliger hybride werken.

Stap 3: Zorg voor duidelijkheid over de werklocatie en gebruik een VPN

Als veel medewerkers hybride werken in een bedrijf, is het voor leidinggevende soms lastig om overzicht te houden. Er kan snel onduidelijkheid optreden over de werklocatie van de werknemer. Toch is dit wél van groot belang. Locatie is een belangrijke vorm van identificatie. Als een medewerker niet duidelijk is over de werklocatie, is het voor een hacker of kwaadwillende makkelijker om zich uit te geven als een medewerker. Ook is het sterk aan te raden om een medewerker gebruik te laten maken van een VPN. Een VPN is een Virtual Private Network. Dit netwerk maakt het voor buitenstaanders niet mogelijk om te zien op welke locatie er gewerkt wordt en de verbinding is voor kwaadwillende niet te betreden, wat bij een WIFI netwerk wel mogelijk is. Dus zorg ervoor dat de leidinggevende op de hoogte is van de locatie van alle werknemers en maak gebruik van een VPN zodat hier geen kans ligt voor kwaadwillende partijen.

Stap 4: Voorkom shadow-IT

De procedures en regels van de werkvloer worden bij het hybride werken vaak minder goed opgevolgd. Medewerkers hebben hier minder oog voor wanneer ze het idee hebben dat er niemand van hogerop meekijkt. Daarom is het heel belangrijk om medewerkers die hybride werken toch een beleidsvoorschrift mee te geven, wanneer zij niet op kantoor aan het werk zijn. Zo is het belangrijk dat medewerkers alleen communiceren en werken via de Cloud van het bedrijf. Het is dus niet de bedoeling dat medewerkers onderling gegevens gaan delen of gaan chatten via andere platformen zoals bijvoorbeeld WhatsApp. Dit heeft namelijk als gevolg dat de IT-afdeling helemaal geen zicht meer heeft op deze datastromen en dan ontstaat er shadow-IT. Oftewel, het gebruik van applicaties en software die niet door het bedrijf gecontroleerd of goedgekeurd zijn. Shadow-IT is vaker slechter beveiligd en daardoor een makkelijker doelwit voor hackers. Het is dus belangrijk dit soort datastromen te voorkomen.

Zorg voor duidelijkheid!

Zorg voor duidelijkheid, bewustheid en laat iedereen werken in één omgeving maar wel met beperkingen. Als je deze stappen goed implementeert kan er veel narigheid en onenigheid voorkomen worden. Hybride werken is een mooie oplossing voor veel mensen maar het moet niet ten kosten gaan veiligheid van jouw organisatie en medewerkers.